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    Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation
    nach dem 14. August 2005

    Das Haager Übereinkommen vom 5.10.1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation tritt für Polen am 14.08.2005 in Kraft (Gesetzblatt der Republik Polen vom 24.06.2005, Nr. 112 Pos. 938). Vertragsparteien dieses Übereinkommens sind 86 Staaten, darunter fast alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union (ausschließlich Dänemark), die Vereinigten Staaten von Amerika (ausschließlich des Auslieferungsverfahrens), Israel, die Russische Föderation.

    Gemäß diesem Übereinkommen ist im Rechtsverkehr zwischen den Vertragsstaaten dieses Übereinkommens die Legalisation folgender Dokumente nicht mehr erforderlich:

    a. Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft, von einem Urkundenbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Zustellungs- oder Vollstreckungsbeamten ausgestellt sind;
    b. Urkunden der Verwaltungsbehörden;
    c. notarielle Urkunden;
    d. amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie z.B. Vermerke über die Registrierung, Sichtvermerke zu Feststellung eines bestimmten Zeitpunktes und  Beglaubigungen von Unterschriften.

    Seit dem 14.08.2005 sind die Konsularvertretungen nicht mehr berechtigt, diese Urkunden zu legalisieren.
    Die sonst erforderliche Legalisation wird in Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens durch die sog. „Apostille" als einzige Förmlichkeit zur Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde ersetzt. Die „Apostille" wird auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt angebracht. Sie muss dem Muster entsprechen, das dem Haager Übereinkommen als Anlage beigefügt ist. Die „Apostille" bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

    Zuständige Behörden, welche die „Apostille" erteilen:
    a. für polnische öffentliche Urkunden - Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten in Warszawa, (Anschrift: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Dział Legalizacji, 00-580 Warszawa, al. Szucha 21, Tel. 0048-22-5239463 oder 0048-22-5239128);
    b. für deutsche Urkunden:
    Behörde, welche die Urkunde ausgestellt hat Behörde, welche die „Apostille" erteilt

    Bundesweit
     
    1.Bundesbehörden und -gerichte (außer den im Punkt 2 erwähnten) Bundesverwaltungsamt in Köln
    (Referat II B 4, 50728 Köln, Tel. 0-1888-358-5025/5008)
    2.Bundespatentgericht und Deutsches Patentamt
    3. Präsident des Deutschen Patentamtes

    Bundesländer

    In den Bundesländern ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Bedarfsfall empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen, durch wen die „Apostille" erteilt werden kann.
    Im Allgemeinen zuständig sind:
    1. Justizverwaltungsbehörden, ordentliche Gerichte, (Zivil- und Strafgerichte) und Notare  Ministerium (Senatoren) für Justiz, Land-  (Amts-) gerichtspräsident
    für Berlin: Landgericht Berlin, Littenstrasse 12-17, 10179 Berlin, Tel.: 0049-30-90230 
    2. alle Verwaltungsbehörden (außer Justizverwaltungsbehörden)  Ministerium (Senatoren) für Inneres, Regierungspräsident (Präsident des Verwaltungsbezirks/Bezirksregierung)
    - Berlin: Standesamt I
    - Reinland Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion, Kaiserslautern
    - Thüringen: Landesverwaltungsamt, Weimar
    3. andere als die ordentlichen Gerichte (vgl. Punkt 1)  Ministerium (Senatoren) für Inneres,
    Regierungspräsident (Präsident des Verwaltungsbezirks/Bezirksregierung)
    Ministerium(Senator) für Justiz
    Land- (Amts-)gerichtspräsident


    Verfahren zur Erteilung der „Apostille"
    a. die „Apostille" wird auf Antrag des Unterzeichners oder eines Inhabers der Urkunde ausgestellt;
    b. jede bestimmte Behörde hat ein Register oder ein Verzeichnis in einer anderen Form zu führen, in dem die Ausstellung der „Apostille" vermerkt wird;
    c. auf Antrag eines Beteiligten hat die Behörde, welche die „Apostille" ausgestellt hat, festzustellen, ob die Angaben, die in der „Apostille" enthalten sind, mit denen des Registers oder des Verzeichnisses übereinstimmen.


    Dieses Übereinkommen ist jedoch nicht anzuwenden:
    a. auf Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet sind;
    b. auf Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.


    Andere Übereinkommen, deren Vertragsstaat Polen ist, die von der Legalisation der ausländischen öffentlichen Urkunden befreien:
    1. Europäisches Übereinkommen zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation vom 7.06.1968, ausgearbeitet in London
    (Gesetzblatt vom 05.07.1995, Nr. 76 Pos. 381)
    Dieses Übereinkommen ist auf Urkunden anzuwenden, die von den diplomatischen oder konsularischen Vertretern einer Vertragspartei in ihrer amtlichen Eigenschaft und in Wahrnehmung ihrer Aufgaben in dem Hoheitsgebiet irgendeines Staates errichtet worden sind und die vorgelegte werden sollen:
    a. in dem Hoheitsgebiet einer anderen Vertragspartei oder
    b. vor diplomatischen oder konsularischen Vertretern einer anderen Vertragspartei, die ihre Aufgaben in dem Hoheitsgebiet eines Staates wahrnehmen, der nicht Vertragspartei dieses Übereinkommens ist.

    2. Übereinkommen Nr. 17 zur Befreiung einiger Akten und Urkunden von der Legalisation, ausgearbeitet in Athen am 15.09.1977
    (Gesetzblatt vom 27.08.2003, Nr. 148, Pos. 1446)
    Dieses Übereinkommen ist für Polen am 01.06.2003 in Kraft getreten. Gemäß dieses Übereinkommens erkennt jede Vertragspartei die unten genannten Unterlagen, ohne Legalisation oder einer entsprechenden anderen Förmlichkeit an, unter der Voraussetzung, dass die Urkunden mit dem Datum und der Unterschrift und gegebenenfalls mit dem Siegel oder Stempel der zuständigen Behörde der Vertragspartei, in dem die Urkunden errichtet worden sind, versehen sind:
    a. Akten und Urkunden betreffend des Familienstands, der Geschäftsfähigkeit oder der familiären Situation natürlicher Personen, ihrer Staatsangehörigkeit, des Wohnsitzes oder Aufenthaltsorts, unabhängig vom Zweck, zu dem diese Unterlagen gebraucht werden;
    b. alle anderen Akten und Urkunden, falls sie im Zusammenhang mit der Eheschließung oder Ausfertigung der Akten des Familienstands ausgestellt werden.

    Wenn ein solcher Akt oder eine solche Urkunde nicht auf dem diplomatischen oder konsularischen Weg oder auf einem entsprechenden anderen amtlichen Weg übertragen worden ist, darf die Behörde, vor welcher dieser Akt oder Urkunde vorgelegt wird, falls sie ansehnliche Zweifel hat bezüglich der Echtheit der Unterschrift, der Echtheit des Siegels oder Stempels oder der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, die Überprüfung des Aktes oder der Urkunde von der Behörde, welche den Akt oder die Urkunde ausgestellt hat, bewirken.
    Der Antrag wird unmittelbar an die Behörde, welche den Akt oder die Urkunde ausgestellt hat, gerichtet und die Antwort wird zusammen mit dem Dokument unverzüglich unmittelbar oder auf dem diplomatischen Weg übersandt

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